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活动搭建与撤场
适用于展会、会议、演出和促销活动的物料进场、搭建、现场保障及撤场。一张活动执行工单需要说清服务对象、现场位置、执行要求、负责人、过程结果和后续安排。
易活用工单串联本次任务，用客户或单位资料保存服务关系，用地址或设备资料识别现场对象，用进度保存执行过程；需要收费、耗材或员工费用时，再分别记录对应结果。
这类业务应该怎样组织
不同区域、时间窗口、负责人或验收结果需要独立管理时分别建单；同一班组连续完成的进场、搭建和撤场可以作为一张工单的多个阶段。
| 要管理的内容 | 建议保存位置 | 使用方法 |
|---|---|---|
| 服务对象、联系人和常用地址 | 客户或单位资料 | 再次发生活动搭建任务时继续使用已有资料。 |
| 活动、执行区域、时间窗口和物料清单 | 常用地址或工单字段 | 一次性活动在工单中记录；固定场馆可维护常用地址和进场说明。 |
| 本次活动执行工单 | 工单 | 每一次需要独立派人、交付或复核的活动执行工单建立一张工单。 |
| 现场过程、照片和异常 | 工单进度 | 按实际发生时间连续记录，保留处理经过。 |
| 搭建物料、设备和回收清单 | 工单耗材或交接记录 | 记录进场、使用、移交、撤回和缺损事实，采购与库存账由相应制度管理。 |
| 客户费用和员工费用 | 工单结果 | 需要收费时分别核对客户收费和员工费用。 |
需要长期追踪同一对象时建立档案；一次性任务可以直接在工单中记录。
先确定你的接单方式
| 业务来源 | 建议用法 |
|---|---|
| 项目负责人下达活动任务 | 按活动、区域、时间窗和交付要求创建工单。 |
| 客户或场馆提出临时调整 | 核对变更范围、负责人和时间影响后补充任务。 |
| 活动结束安排撤场 | 按区域、物料和场地恢复要求建立撤场任务。 |
无论从哪个入口开始，生成工单后都以工单作为派人、执行、异常处理和完成复核的主记录。同一次任务尚未结束时继续使用原工单；已经交付后发生新的独立需求时再新建工单。
第一次使用前完成这些配置
先选择一种高频业务跑通最小闭环，不必一次录入全部资料：
- 添加需要执行或复核任务的员工，并明确谁负责建单、派单和完成检查。
- 建立“活动进场搭建”“现场保障”“活动撤场”等常用服务项目。
- 在工单字段或表单中配置本行业必须记录的信息，例如活动名称和客户、场馆与执行区域、进场和完成时间窗口、搭建或撤场内容。
- 建立进场、搭建、保障和撤场等服务项目，并为关键节点配置表单或固定流程。
- 用一张内部工单走完“建单—派单—现场记录—异常处理—完成”，确认团队分工和记录方式。
最小闭环稳定后，再增加周期任务、设备档案、耗材、收费、完成审批或客户在线下单。
活动执行前要核对哪些条件
派工前确认场馆、区域、时间窗口、物料、人员、车辆、进场限制和交接人；场馆审批结果由项目负责人确认。
- 活动名称和客户
- 场馆与执行区域
- 进场和完成时间窗口
- 搭建或撤场内容
- 物料设备清单
- 人员与车辆要求
- 场馆限制和联系人
- 验收与交接要求
专业标准和业务结论由有职责的人员按公司制度确定，工单负责保存事实。
一张活动执行工单怎样流转
| 阶段 | 主要负责人 | 应留下的结果 |
|---|---|---|
| 确认任务 | 项目负责人 | 活动、区域、时间窗、物料和交付要求。 |
| 进场交接 | 现场负责人 | 人员车辆到场、物料数量和场馆交接。 |
| 搭建与检查 | 执行班组 | 分区进度、现场照片、缺件和变更。 |
| 现场保障 | 现场负责人 | 活动期间异常、临时处理和交接。 |
| 撤场复原 | 执行班组与验收人 | 物料撤回、场地恢复、缺损和验收结果。 |
执行人员只记录已经发生的事实和现场结果。需要由负责人判断的标准、费用、合格结论或后续责任，应在工单中保留事实后，再按公司制度处理。
常见分支：现场临时变更怎样确认和执行
记录变更提出人、内容、影响区域、时间和物料，由项目负责人确认后再执行。超出原任务且需要独立人员或结算时建立追加工单。
- 先记录已经发生的事实和当前状态
- 明确下一步负责人和处理时间
- 按任务是否结束决定继续原工单或新建工单
物料缺失或损坏怎样继续
记录应到、实到、缺失或损坏的物料以及现场替代措施，明确补送负责人和最晚时间。影响交付时由现场负责人及时调整。
- 先记录已经发生的事实和当前状态
- 明确下一步负责人和处理时间
- 按任务是否结束决定继续原工单或新建工单
搭建完成后现场保障和撤场怎样衔接
搭建交付时记录现场状态、值守交接人和撤场时间。撤场由不同班组或跨日期执行时另建撤场工单，避免用搭建完成代替撤场结果。
- 先记录已经发生的事实和当前状态
- 明确下一步负责人和处理时间
- 按任务是否结束决定继续原工单或新建工单
现场物料、追加工作和项目结算要分开
工单记录实际变更、工作量和物料；是否追加收费由合同和授权人员确认。客户结算、供应商采购与员工费用分别核对。
- 记录变更和现场实际结果
- 保存授权人员确认
- 分别核对客户结算、物料与员工费用
场地恢复、物料交接和验收齐全后再完成
确认各区域已按要求完成，物料撤回或移交清楚，场地恢复有记录，缺损和未完事项已有负责人。需要客户或场馆验收时完成复核后再关闭。
- 逐区核对交付或恢复结果
- 核对物料交接和缺损
- 保存客户或场馆验收结果
负责人每天看哪些事项
- 未派工或临近计划时间的任务
- 现场无法执行或等待条件的任务
- 存在异常并需要后续处理的任务
- 员工已提交但仍待复核的任务
- 已经完成但收费或资料尚未核对的任务
团队可以约定统一的进度写法，例如“现场情况—本次处理—异常—下一步”。这是公司协作规范，不是系统强制格式。
能力边界
- 易活不代替项目预算、供应商采购、场馆审批或专业活动项目管理。
- 物料库存、运输路线和外部项目计划同步以实际对接范围为准。