活动搭建与撤场服务

场景描述与痛点

活动搭建与撤场服务公司为各类活动（如展会、会议、演出、婚礼、体育赛事等）提供临建设施、设备和物料的搭建、维护和撤场服务。这包括舞台、背景板、灯光音响、桁架、展位、桌椅、装饰物等的运输、现场组装、活动期间保障以及活动结束后的拆卸和清运。主要痛点：

• 项目时间紧任务重：搭建和撤场通常有严格的时间窗口，需要在短时间内协调大量人员、物料和设备，任何延误都可能影响活动效果甚至导致违约。
• 现场协调复杂：活动现场往往有多个供应商同时作业（搭建、电力、网络、安保等），需要有效沟通和协调，避免冲突和干扰。
• 物料管理混乱：大量物料（板材、支架、线缆、装饰品等）在现场进出和使用，容易丢失、损坏或混淆，增加成本。
• 人员调度与技能匹配：需要根据搭建任务（木工、电工、高空作业等）调配合适技能的工人，并确保人员准时到岗。
• 进度跟踪与质量控制难：难以实时掌握各区域搭建进度和质量，问题发现不及时可能导致返工。
• 撤场清点与物料回收：撤场时需要快速准确地清点回收物料，确保无遗漏、无损坏，并高效完成场地清空。

易活Plus 如何解决?

易活Plus 通过工单化管理、移动协作和实时追踪，帮助活动搭建/撤场公司高效管理项目执行过程：

• 项目任务分解与工单化：将整个搭建或撤场项目分解为具体的任务工单，如"舞台搭建"、"灯光安装"、"展位A区搭建"、"物料清点撤场"等，明确负责人、时间要求、所需物料和场地位置。
• 人员智能调度与排班：根据工单的技能要求（电工、木工、搬运等）、时间窗口和人员忙闲状态，进行智能派单和排班。
• 移动端任务执行与进度反馈：搭建/撤场人员通过小程序接收任务，查看图纸或要求，按步骤执行。可实时更新任务状态（进行中/已完成/遇到问题），拍照上传现场进度或问题点。
• 物料签收与核对：物料运抵现场时，可通过小程序扫描二维码或手动记录，确认签收；撤场时同样可进行物料清点核对。
• 现场问题上报与协同：工人遇到问题（如物料不符、尺寸错误、与其他工序冲突），可立即通过小程序上报，附加图片和描述，项目经理或相关负责人能及时收到通知并协调解决。
• 电子检查表与质量验收：为关键环节（如结构安全、电力测试、装饰效果）设置电子检查表，负责人可按标准逐项检查，拍照确认，确保搭建质量。
• 工时与绩效统计：系统自动记录工单的开始、结束时间以及执行人，为人员绩效考核和项目成本核算提供数据支持。

关键角色与用户故事

• 活动主办方/客户

  作为一个 展会负责人, 我想要 搭建商能按时、按图纸要求、保质保量地完成展位和公共区域的搭建，活动结束后又能快速干净地撤走, 以便于 保证展会顺利进行和场地及时交还.

• 活动搭建公司项目经理

  作为一个 搭建项目的项目经理, 我想要 能清晰地把任务分配给各个小组和工人，实时了解每个环节的进度，快速处理现场出现的各种问题，并且准确知道用了多少物料和人工, 以便于 控制项目成本和保证交付质量.

• 现场搭建/撤场工人

  作为一个 负责搭桁架的工人, 我想要 手机上能看到今天具体要搭哪个区域、用什么规格的材料、有什么特别要求，搭完后拍个照确认一下，遇到问题能方便地告诉组长, 以便于 我能准确高效地完成我的工作.

• 仓库/物料管理员

  作为一个 物料管理员, 我想要 能清楚地记录哪些物料发出去了、发给了哪个项目，撤场回收了多少，哪些有损坏或丢失, 以便于 管理好公司的资产，减少损耗.

使用易活Plus的工作流程

1. 项目启动与任务规划:
   • 谁: 项目经理/策划人员。
   • 平台: PC后台。
   • 操作: 创建项目，根据活动方案和图纸，分解搭建/撤场任务，生成一系列工单，明确时间节点、场地、要求和所需资源。
2. 人员与物料准备:
   • 谁: 调度员/物料管理员。
   • 平台: PC后台。
   • 操作: 根据工单需求，调度具备相应技能的工人，安排班次；准备所需物料，发出到项目现场。
3. 派发工单:
   • 谁: 项目经理/组长。
   • 平台: PC后台/员工端小程序。
   • 操作: 将具体工单指派给执行工人或小组。
4. 现场执行与进度反馈:
   • 谁: 搭建/撤场工人。
   • 平台: 员工端小程序。
   • 操作: 接收任务，签到。按照工单要求执行搭建/撤场作业。实时更新任务状态，遇到问题拍照上报。
5. 物料签收与清点 (可选):
   • 谁: 工人/物料员。
   • 平台: 员工端小程序。
   • 操作: 在物料运抵或撤场回收时，进行签收或清点记录。
6. 质量检查与验收:
   • 谁: 项目经理/质检员/客户代表。
   • 平台: PC后台/员工端小程序。
   • 操作: 对已完成的关键节点或区域，按照预设的检查表进行检查，拍照确认。必要时请客户进行阶段性验收。
7. 现场协调与问题处理:
   • 谁: 项目经理/组长。
   • 平台: PC后台/员工端小程序。
   • 操作: 监控工单状态和工人上报的问题，及时沟通协调，调整任务或资源。
8. 项目完工与数据汇总:
   • 谁: 项目经理/系统。
   • 平台: PC后台。
   • 操作: 所有工单完成后，项目标记为完工。系统汇总工时、物料使用（如有记录）、问题记录等数据，生成项目报告。

带来的价值

• 提升项目执行效率: 任务清晰，调度有序，进度透明，减少沟通成本和等待时间。
• 加强现场管控能力: 实时掌握进度和问题，快速响应，保证按时交付。
• 提高搭建/撤场质量: 标准化流程和检查表确保作业规范，减少返工。
• 优化物料管理: 减少物料丢失和损坏，降低项目成本。
• 促进团队协作: 信息共享，问题协同处理，提升团队整体效能。
• 数据驱动决策: 项目数据积累有助于成本分析、效率评估和未来项目优化。

常见问题 (FAQ)

Q1: 如何处理现场的突发变更？比如客户临时要改设计？

A1: 项目经理可以在后台修改相关工单内容或创建新的补充工单，并重新指派。变更信息会实时同步到执行人员的小程序端。重要的变更建议有书面确认流程。

Q2: 如何管理外包团队或临时工人的任务？

A2: 可以为外包团队负责人或临时工人开通有限权限的员工账号，让他们也能通过小程序接收任务和反馈进度。

Q3: 搭建涉及的物料种类繁多，如何有效管理？

A3: 易活Plus本身不是专业的库存管理系统，但可以在工单中关联所需物料清单。更精细的物料追踪（如唯一码管理、出入库）建议与库存系统集成。小程序可以辅助进行现场的签收和清点确认。

Q4: 如何保证高空作业等特殊工种的安全？

A4: 可以在相关工单中加入安全检查表（Checklist），要求工人在作业前确认安全措施已到位（如安全带、脚手架稳固性），并拍照存档。但这不能替代专业的安全培训和现场安全管理。

Q5: 项目结束后如何快速统计各项成本？

A5: 易活Plus可以汇总项目相关的工时数据。物料成本等其他费用的统计需要结合财务或ERP系统。工单数据可以导出，用于成本核算分析。