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单位客户申请、审批与周期结算 ​

本流程需要管理员为当前公司开通企事业单位客户模块,并完成单位联系人、审批人和结算规则配置。

本流程说明单位入口申请和单位统一付款的处理方式。申请人、现场联系人和实际付款人可以不同;个人已经现场支付的费用需要先核对,不能再次按原全额向单位收取。

什么情况下使用这套流程 ​

服务公司长期为医院、学校、园区或企业等合作单位提供服务,单位内有多人提出需求,并需要按单位组织申请、审批或对账时,可以使用企事业单位客户。单位审批可以按需开启;使用单位入口并不要求每次申请都先审批。

如果只是保存一个企业联系人的资料,偶尔提供服务并按单付款,没有单位协作需求,建议先使用普通客户和工单。功能作用、场景示例及与其他客户类型的区别见企事业单位客户说明。

整体怎么走 ​

服务方配置单位和成员 → 单位人员提交申请 → 按配置完成单位审批 → 服务方受理并执行 → 双方核对结算单 → 实际付款 → 服务方登记收款

1. 建立单位并配置成员 ​

管理员进入 客户管理 > 企事业单位客户:

  1. 新增单位客户,填写单位名称、地址和状态。
  2. 点击 管理单位,进入 单位成员 > 配置单位成员与审批,按职责选择单位下单人员、订单审批人员、单位负责人和财务审批人员。
  3. 需要单位内部审核时,开启 单位审批。
  4. 保存配置后,获取单位下单二维码或链接并提供给单位成员。

详细步骤请查看管理企事业单位客户。

2. 单位成员提交并完成内部审批 ​

单位下单人登录专属入口填写申请,现场联系人可以另行填写。启用单位审批后,订单审批人进入 单位工作台 > 服务申请,筛选 待单位审批,打开详情核对:

  • 点击 通过申请,申请进入服务方订单流程。
  • 填写原因后点击 退回,申请人修改后可重新提交。

未启用单位审批时,申请提交后直接交给服务方受理,仍保留申请记录。

单位审批方法请查看在单位工作台处理下单申请。

3. 服务方受理、派单并完成服务 ​

申请通过后,管理员或派单员在 客户订单 > 在线订单 找到该订单,核对后转成工单并安排员工。员工完成现场服务后,确保工单已经完成且归属到正确单位。

4. 服务方生成周期结算单 ​

管理员在 客户管理 > 企事业单位客户 找到目标单位,进入 管理单位 > 对账结算:

  1. 选择不超过 6 个月的结算周期。
  2. 点击 查询可结算工单,勾选要纳入结算的已完成工单。
  3. 核对工单数量和金额。
  4. 点击 生成结算单。

完整操作请查看单位客户周期结算。

5. 单位确认后完成结算 ​

单位财务审批人进入 单位工作台 > 对账结算,打开账单逐单核对明细:

  • 无误时点击 确认账单。
  • 工单或金额有误时填写原因并点击 退回核对。

单位确认后仍需实际付款。服务方管理员核对整张结算单款项已收齐后,打开 查看明细,填写收款方式与凭据说明,点击 记录已收款。当前此入口按整张账单全额登记,不支持分次收款;单位确认、银行转账和收款登记是不同步骤。单位端操作请查看查看并确认单位结算单。

申请或结算单被退回时 ​

  • 申请被退回:下单人根据原因修改后重新提交,不要绕过单位审批重复建单。
  • 单位联系人看不到工作台:检查单位入口、登录账号和该账号的单位角色权限;填写为现场联系人不会自动获得这些权限。
  • 结算单被退回:服务方先核对工单归属、结算周期和金额;需要重新选单时,按当前状态作废后重新生成。

个人现场付款或后台直接建单时 ​

  • 单位人员的私人服务需求,不能仅因人员关系就归入单位账单。
  • 单位业务已经现场收款时,核对本单记录与单位账单,避免重复登记或收取。
  • 当前单位结算页不支持自动拆分现场个人付款和单位应付余款;遇到这种安排,先与服务方核对付款记录和应付范围,不要直接确认原全额已收。
  • 当前后台直接建单选择单位客户联系人,不会自动生成单位入口申请,也不会仅凭联系人资料自动纳入单位结算。

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